CÁC TRƯỜNG HỢP THƯỜNG GẶP

1. Tôi lập hoá đơn bị sai, chưa ký phát hành, làm thế nào để thay đổi lại nội dung hoá đơn

   • Đăng nhập phần hành "Bán hàng", Tìm kiếm và sửa lại chứng từ bán hàng

     

     Tìm kiếm và sửa lại chứng từ bán hàng
   • Đăng nhập phần hành "Hoá đơn điện tử" , Tìm kiếm hoá đơn chờ ký và đẩy lại hoá đơn

     

     Đẩy lại thông tin hoá đơn chờ ký sau khi chỉnh sửa chứng từ bán hàng
2. Thay đổi thông tin: User, mật khẩu của trang web Hoá đơn điện tử thì có sao không?

   • Thay đổi thông tin đăng nhập web hoá đơn sẽ làm mất kết nối giữa phần mềm Dtech và phần mềm hoá đơn

   • Cần khai báo lại thông tin kết nối trên phần mềm Dtech

     

     Khai báo thông tin kết nối với phần mềm Hoá đơn điện tử
3. Lỗi "Trùng thông điệp" do cơ quan thuế trả về

   • Lỗi do hệ thống cơ quan Thuế trả về

   • Người sử dụng lập hoá đơn mới và phát hành. Xem Lập hoá đơn mới Tại đây

   • Đợi sau 24h, cập nhật lại trạng thái của hoá đơn lỗi, Huỷ hoá đơn cũ này đi. Xem Huỷ hoá đơn Tại đây

4. Hoá đơn không được cấp mã thì tôi cần phải làm gì với chứng từ bán hàng đã lập?

   • Người sử dụng cần đánh dấu hoá đơn ở dạng không được cơ quan thuế cấp mã bằng chức năng: "Đánh dấu hoá đơn không được cơ quan thuế cấp mã"

     

     Xử lý hoá đơn không được Cơ quan thuế cấp mã
5. Đã huỷ hoặc sau ký phát hành, dữ liệu hoá đơn không cập nhật trạng thái mới nhất, tôi phải làm gì?

   • Tìm kiếm hoá đơn đã phát hành, đặt chuột vào dòng hoá đơn và bấm nút "Kiểm tra" để cập nhật lại trạng thái mới nhất từ hệ thống web hoá đơn

6. Người sử dụng nhập chứng từ bán hàng, đẩy lên hệ thống web hoá đơn, ký phát hành trực tiếp trên hệ thống web hoá đơn, dẫn đến:

   • Dữ liệu trên phần mềm dtech không nhận là hoá đơn đã phát hành, trạng thái chờ ký và chưa có số hoá đơn trên chứng từ kế toán

   • Người sử dụng cần cập nhật lại trạng thái cho chứng từ bán hàng

     

     Cập nhật lại trạng thái hoá đơn nếu ký từ trên hệ thống web
7. Người sử dụng nhập chứng từ bán hàng, Không đẩy lên hệ thống web hoá đơn, Sau đó nhập và ký phát hành trực tiếp trên hệ thống web hoá đơn, dẫn đến:

   • Biểu hiện:

     1. Chứng từ bán hàng không có số hoá đơn

     2. Phần hành hoá đơn điện tử trên Dtech có 01 chứng từ bán hàng cần phát hành hoá đơn điện tử

   • Xử lý

     1. Do không đẩy tự động từ phần mềm Dtech lên hệ thống web hoá đơn, nên không có sự liên kết giữa hai phần mềm.

     2. Trường hợp này, Người sử dụng sửa chứng từ bán hàng và tự bổ sung lại thông tin số hoá đơn, ngày hoá đơn, bỏ tích chọn "Dữ liệu hoá đơn" để không xuất hiện chứng từ bán hàng này bên phần hành hoá đơn điện tử

        

        Sửa bổ sung thông tin hoá đơn và bỏ tích "dữ liệu hoá đơn"
8. Đã tạo hoá đơn nháp, người mua không lấy hoá đơn, làm thế nào để xoá bỏ hoá đơn nháp khỏi hệ thống phần mềm Dtech

   • B1: Đăng nhập hệ thống web hoá đơn, xoá bỏ hoá đơn nháp

     

     Xoá hoá đơn nháp trên hệ thống web hoá đơn
   • B2: Đặng nhập hệ thống phần mềm Dtech

     • Cập nhật lại trạng thái hoá đơn ở phần hành Hoá đơn điện tử bằng nút "Kiểm tra"

     • Đăng nhập phần hành "Bán hàng", Tìm kiếm và xoá chứng từ bán hàng

       

       Cập nhật lại trạng thái hoá đơn bằng chức năng "Kiểm tra" rồi xoá chứng từ bán hàng
9. Phần mềm Dtech kết nối hoá đơn với các nhà cung cấp hoá đơn nào?

10. Khi đẩy phát hành, phần mềm bật thông báo "Ký hiệu xxxx không tồn tại"

    • Sai thông tin cột "seri hoá đơn". Cần sửa lại thông tin "Seri hoá đơn" ở chứng từ bán hàng khớp với ký hiệu hoá đơn đã đăng ký

      

      Thông báo sai thông tin seri hoá đơn (ký hiệu)
11. Nhập và đẩy lên chứng từ bán hàng 01,02 lên hệ thống web hoá đơn. Sau đó ký phát hành hoá đơn số 02, số hoá đơn 01 không muốn ký phát hành và muốn xoá bỏ

    • Nếu hệ thống web hoá đơn đang cấu hình là cấp số hoá đơn sau khi ký thì người sử dụng cần:

      • Trên web hoá đơn: Xoá bỏ hoá đơn chờ ký trên web hoá đơn

        

        Xoá bỏ hoá đơn nháp trên hệ thống web hoá đơn
      • Trên phần mềm Dtech: Cập nhật lại trạng thái hoá đơn bằng nút "Kiểm tra" và Xoá bỏ chứng từ kế toán sau cập nhật trạng thái

        

        Cập nhật lại trạng thái hoá đơn từ chờ ký về mới để có thể xoá chứng từ
    • Nếu hệ thống web hoá đơn đang cấu hình là cấp số hoá đơn sau khi tạo nháp hoá đơn thì người sử dụng cần:

      • Ký phát hành hoá đơn chờ ký ở dạng lỗi dữ liệu bằng cách: Khai báo thông tin email trên hoá đơn chuẩn bị ký phát hành dạng abc@@gmail.com

      • Sau khi ký phát hành hoá đơn ở trên, Cơ quan thuế sẽ trả về lỗi dữ liệu và trạng thái hoá đơn ở dạng không được cấp mã

      • Người sử dụng lúc này có thể xử lý đánh dấu hoá đơn ở dạng không cấp mã ở trên phần mềm Dtech

        

        Đánh dấu hoá đơn Không được CQT cấp mã
12. Phát hành hoá đơn gốc 01 từ phần mềm Dtech, Lập hoá đơn thay thế trực tiếp trên web hoá đơn (không lập hoá đơn thay thế từ phần mềm Dtech)

    • Với hoá đơn thay thế, người sử dụng nhập vào chứng từ bán hàng nhưng không tích chọn "Dữ liệu hoá đơn" (Vì đã phát hành hoá đơn, chỉ nhập lại ở dạng chứng từ kế toán)

    • Với hoá đơn bị thay thế, người sử dụng cần cập nhật lại trạng thái hoá đơn (Nếu không cập nhật lại thì chứng từ kế toán sẽ ghi nhận hoá đơn lên các báo cáo)

      

      Cập nhật lại trạng thái hoá đơn đã phát hành thành bị thay thế
13. Phát hành hoá đơn gốc 01 từ phần mềm Dtech, Lập hoá đơn điều chỉnh trực tiếp trên web hoá đơn (không lập hoá đơn điều chỉnh từ phần mềm Dtech)

    • Với hoá đơn điều chỉnh ( điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm) thì người sử dụng nhập vào chứng từ bán hàng nhưng không tích vào "Dữ liệu hoá đơn" (Vì đã phát hành hoá đơn, chỉ nhập lại ở dạng chứng từ kế toán)

    • Với hoá đơn điều chỉnh thông tin thì người sử dụng có thể sửa trực tiếp vào chứng từ của hoá đơn bị thay thế

    • Với hoá đơn bị điều chỉnh, người sử dụng cần cập nhật lại trạng thái hoá đơn

      

      Cập nhật lại trạng thái hoá đơn đã phát hành thành bị điều chỉnh
14. Phát hành hoá đơn gốc 01 từ phần mềm Dtech, Huỷ hoá đơn trực tiếp trên web hoá đơn (không huỷ hoá đơn từ phần mềm Dtech)

    • Người sử dụng cần cập nhật lại trạng thái hoá đơn ( Nếu không cập nhật thì hệ thống kế toán vẫn ghi nhận hoá đơn vào báo cáo)

      

      Cập nhật lại trạng thái hoá đơn
15. Khi thay đổi chữ ký số hoặc gia hạn chữ ký số thì có ảnh hưởng gì tới việc phát hành hoá đơn từ phần mềm DTECH không?

Người sử dụng chủ động thực hiện theo các bước sau:

1) Cài đặt chữ ký số mới vào máy tính. (Liên hệ hỗ trợ bên cung cấp Chữ ký số)

2) Đăng nhập lên web của nhà cung cấp hoá đơn điện tử để làm đăng ký DK01 gửi lên Thuế thay đổi chữ ký số. ( Liên hệ hỗ trợ bên cung cấp Hoá đơn điện tử)

3) Thêm chữ ký số mới vào web Thuedientu.gdt.gov.vn để có thể nộp được tờ khai. (Liên hệ hỗ trợ bên cung cấp Chữ ký số)

Người sử dụng liên hệ DTECH để cấu hình lại chữ ký số trường hợp bị lỗi khi ký từ phần mềm

• B1: Xác định xem đang sử dụng hoá đơn điện tử của nhà cung cấp nào. Xem danh sách dưới đây để xác định có phải cấu hình lại CKS hay không?

Nhà cung cấp hoá đơn	Cần cấu hình lại
Viettel
VNPT
Vin-HoaDon (Visnam)
BKAV
Easyinvocie
M-invoice (v2)

• B2: Trên phần mềm Dtech, khai báo chọn lại chữ ký số

  

  Chọn lại thông tin chữ ký số mới