NÚT CHỨC NĂNG

Ý nghĩa chức năng

Nút chức năng dùng để Thêm 01 dòng mới cần khai báo trong danh mục

Các bước thực hiện

• NSD bấm nút "Thêm" hoặc bấm tổ phím "Ctrl + I"

• Sau khi thêm mới dòng danh mục, NSD khai báo các thông tin bằng cách gõ trực tiếp nội dung cần khai báo vào ô nội dung của dòng

  

Lưu ý

• Khi bấm Thêm thì phần mềm đã thêm 01 dòng cần khai báo, NSD không cần phải thao tác Lưu

• Cột "Mã" sẽ được tự động tính toán tăng dần, dựa vào vị trí con chuột đang đặt ở dòng hiện thời. NSD có thể sửa lại thông tin cột Mã nếu muốn

Ý nghĩa chức năng

Chức năng dùng để Thêm 01 dòng mới trong danh mục với nội dung giống với dòng hiện thời đang chọn

Các bước thực hiện

• NSD đặt chuột tại dòng cần nhân bản

• NSD bấm nút "Nhân bản" hoặc bấm tổ hợp phím "Ctr + D"

• NSD sửa lại các nội dung cần sửa cho phù hợp. Ví dụ: Cột Tên

  

Lưu ý

• Chức năng thường áp dụng với danh mục Vật tư hàng hóa. NSD cần kiểm tra và sửa lại các nội dung được nhân bản cho phù hợp

Ý nghĩa chức năng

• Chức năng dùng để sửa dòng danh mục hiện thời ở dạng giao diện. Tùy thuộc vào danh mục thì giao diện sẽ khác nhau

Các bước thực hiện

• NSD đặt chuột vào dòng cần sửa

• NSD bấm nút "Sửa" hoặc bấm phím "F2" hoặc nhấp đúp chuột vào dòng hiện thời để gọi giao diện sửa

  

Lưu ý

• Chức năng thường áp dụng với danh mục Vật tư hàng hóa để khai báo tỷ lệ quy đổi giữa các đơn vị tính của vật tư

• Để sửa giá trị của 01 ô nội dung thì NSD nên tích chuột trái 01 lần vào ô nội dung và gõ giá trị cần sửa. NSD không nên tích đúp chuột

Ý nghĩa

Nút chức năng dùng để sửa giá trị giống nhau của 01 cột trên nhiều dòng thành giá trị mới

Các bước thực hiện

• Lọc các dòng cần chỉnh sửa: Sử dụng điều kiện lọc của cột để lọc ra các dòng cần sửa

• Đặt chuột vào ô chứa giá trị cần sửa đồng loạt về giá trị mới

• Bấm nút "Sửa nhiều" hoặc phím tắt "F9"

• Bấm Có để xác nhận khi được hỏi: Bạn chắc chắn sửa đồng loạt cột "xxx" các dòng có giá trị "yyy" ?

  
• Phần mềm hiển thị bảng nhập giá trị mới. NSD nhập giá trị mới cần sửa. Nếu là cột liên kết danh mục thì NSD bấm nút chọn hoặc gõ giá trị tìm kiếm hoặc bấm F6 để gọi danh mục lựa chọn.

  

Lưu ý

• Chức năng sửa nhiều dòng, nên NSD cần kiểm soát đúng các dòng cần sửa

• Với cột kiểu tích chọn, NSD nhập giá trị mới: 0 tương ứng với không chọn, 1 tương ứng với tích chọn

• Để lọc nhanh các dòng có cùng 1 giá trị, NSD đặt chuột vào ô giá trị cần lọc và bấm phím F12

Ý nghĩa chức năng

• Chức năng dùng để xóa 01 dòng danh mục đã thêm

Các bước thực hiện

• NSD đặt chuột ở dòng cần xóa

• NSD bấm nút "Xóa" hoặc bấm phím "F8"

  

Lưu ý

• Chức năng chỉ xóa được dòng danh mục chưa có phát sinh dữ liệu. Nếu đã phát sinh dữ liệu thì phần mềm sẽ cảnh báo và chặn lại

  
• Trong danh mục thì không có chức năng xóa nhiều dòng trong 01 lần thao tác, hiện tại chức năng chỉ cho phép xóa 01 dòng

Ý nghĩa chức năng

Chức năng dùng để in hoặc xuất dữ liệu ra các định dạng tài liệu khác nhau (word, excel, pdf...)

Các bước thực hiện

• NSD bấm nút "In/Xuất" hoặc bấm phím tắt "F7"

• NSD tích chọn các cột cần In/xuất

• NSD bấm nút chức năng mong muốn: Xem, In, xuất Excel, xuất Word, xuất Pdf, gửi Zalo, gửi Email

  

Lưu ý

• Chức năng thường sử dụng trong trường hợp cần xuất dữ liệu danh mục ra tệp dữ liệu excel để làm việc

• NSD có thể sắp xếp lại thứ tự cột khi in/xuất bằng cách sửa giá trị cột "STT"

Ý nghĩa chức năng

Chức năng dùng để tính tổng giá trị cột hiện thời của các dòng đang hiển thị

Các bước thực hiện

• NSD đặt chuột vào cột cần tính tổng

• NSD có thể lọc ra các dòng cần tính tổng trước khi thực hiện tính tổng

• NSD bấm nút "Tổng" hoặc bấm phím "F3"

  

Lưu ý

• Chức năng áp dụng với cột kiểu số

Ý nghĩa chức năng

Chức năng dùng để kiểm thông tin User tạo, User sửa, thời gian sửa cuối cùng của dòng danh mục

Các bước thực hiện

• NSD đặt chuột tại dòng cần kiểm tra

• NSD bấm nút "User" hoặc bấm tổ hợp phím "Alt + U"

  

Lưu ý

• Chức chỉ thể hiện user sửa, thời gian sửa gần nhất của dòng hiện thời

Ý nghĩa chức năng

Chức năng dùng để gộp các dòng của cột có giá trị giống nhau

Các bước thực hiện

• NSD đặt chuột vào cột cần gộp

• NSD bấm nút "Gộp" hoặc bấm phím tắt "F10"

Lưu ý

• Chức năng dùng để kiểm tra các giá trị phát sinh của cột

• Với Gộp trong danh mục, NSD không thể xóa các dòng gộp

• NSD không sửa được ở bảng gộp tổng hợp, NSD chỉ sửa ở các dòng chi tiết của dòng gộp

Ý nghĩa chức năng

• Chức năng dùng để làm mới lại dữ liệu của danh mục

Các bước thực hiện

• NSD bấm nút nạp và đợi nhận kết quả mới nhất

Lưu ý

• Trong một số trường hợp dữ liệu danh mục chưa được cập nhật nội dung mới nhất, NSD bấm nút nạp để nhận thông tin mới nhất

• Nếu không có vấn đề gì thì NSD không cần phải bấm nạp

Ý nghĩa chức năng

Chức năng dùng để nhập khẩu dữ liệu danh mục từ excel vào phần mềm theo mẫu excel

Các bước thực hiện

1. Chuẩn bị Tệp dữ liệu excel để nhập khẩu

   • Đăng nhập vào danh mục cần xử lý

   • Bấm nút "Import"

   • Bấm nút "Export mẫu" để lấy mẫu Excel

   • NSD bổ sung dữ liệu vào tệp excel mẫu để chuẩn bị nhập khẩu vào phần mềm

     
2. Nhập khẩu dữ liệu Excel

   • Đăng nhập vào danh mục cần xử lý

   • Bấm nút "Import"

   • Chọn đường dẫn tệp excel cần xử lý

   • Chọn sheet cần xử lý

   • Chọn phạm vi vùng dữ liệu: Phạm vi bao gồm cả dòng tiêu đề

   • Bấm nút Tải dữ liệu: Kiểm tra xem cột cuối cùng, dòng cuối cùng đã đúng chưa, tránh trường hợp phạm vi dữ liệu lấy vào chưa chuẩn

     
   • Bấm nút Xử lý: Phần mềm xử lý dữ liệu excel thành dữ liệu nháp và kiểm tra các thông tin cần sửa đổi bổ sung. Tại lưới thông báo các nội dung cần kiểm tra, NSD bấm nút xem trước dữ liệu sai sót (mục 2) và bấm nút xử lý (mục 3)

     
   • Sau khi xử lý hết các cảnh báo, NSD bấm lại quy trình "Tải dữ liệu", "Xử lý" và chuyển sang bước "Upload"

   • Bấm nút Upload: Phần mềm lưu dữ liệu Excel được xử lý ở bước trước vào phần mềm

     

Lưu ý

1. Dữ liệu excel

   • Dữ liệu cột ngày phải là kiểu date

   • Dữ liệu của 01 cột là phải đồng nhất. Tránh trường hợp copy paste dữ liệu từ các nguồn dẫn đến các định dạng khác nhau trên cùng 01 cột

   • Các cột excel là các cột danh mục cố định của phần mềm thì NSD lấy (copy) thông từ danh mục trên phần mềm và dán ( paste) vào tệp excel: Ví dụ cột "ngành nghề", "Tính chất"

   • Dữ liệu cột kiểu tích chọn: Trên excel sẽ điền là 1 ( là tích chọn), 0 ( không tích chọn)

2. Các thông báo thường gặp khi bấm xử lý, upload

   • "Danh mục "xxx" có "nn" dòng không có trên dữ liệu"

     • Thông báo thể hiện các dòng danh mục này chưa được khởi tạo trên phần mềm.

   • "Nhập khẩu danh mục thì các trường mã hoặc tương đương mã phải đảm bảo duy nhất theo đơn vị. Cột kiểm tra là: Ma,DonVi. Vui lòng kiểm tra lại!"

     • Thông báo thể hiện dữ liệu excel đang bị trùng thông tin cột "Mã"

   • Nếu gặp các thông báo kiểm tra, NSD bấm nút kiểm tra và bấm nút xử lý

Ý nghĩa chức năng

• Chức năng dùng để gọi tài liệu hướng dẫn cho phần hành đang sử dụng

Các bước thực hiện

• NSD bấm nút "Giúp" hoặc bấm phím tắt "F1" để gọi tài liệu hướng dẫn